Aanbestedingsbegeleiding

Wat houdt aanbestedingsbegeleiding in?

Aanbestedingsbegeleiding is alles wat er tussen een gereed bestek en een getekend contract moet gebeuren. De juiste procedure kiezen, de stukken opstellen, de vragen van inschrijvers beantwoorden, de inschrijvingen beoordelen en de gunning onderbouwen. Elke stap moet juridisch kloppen en tegelijk praktisch uitvoerbaar blijven.

Een aanbesteding die goed is voorbereid levert minder vragen op, minder klachten en een aannemer die weet waar hij aan begint. Een aanbesteding die rammelt, betaalt u terug tijdens de uitvoering.

Wat doen wij tijdens de aanbesteding?

• Advies over de procedure, van enkelvoudig onderhands tot nationaal openbaar
• Opstellen of toetsen van de gunningsleidraad en de inschrijvingsleidraad
• Keuze en onderbouwing van de gunningscriteria, laagste prijs of EMVI (BPKV)
• Doorrekenen wat een gekozen wegingsmethodiek in de praktijk betekent
• Beantwoorden van vragen en opstellen van de nota van inlichtingen
• Toetsen van de inschrijvingen aan de directieraming en aan het bestek
• Deelname aan de beoordelingscommissie en onderbouwing van het gunningsadvies

Het bestek en de raming waarop de aanbesteding rust, maken wij bij voorkeur zelf. Zie bestek schrijven en kostenraming. Ligt er al een bestek van een ander bureau, dan toetsen wij dat eerst.

Wanneer kiest u voor EMVI en wanneer voor laagste prijs?

Laagste prijs werkt goed als het werk volledig is uitgeschreven en de aannemer weinig kan toevoegen. Bij een rioolvervanging of een eenvoudige reconstructie is dat vaak het geval. EMVI loont als bereikbaarheid, hinder, planning of risicobeheersing echt het verschil maken, bijvoorbeeld bij een winkelstraat of een doorgaande weg.

Vraagt u om iets wat niet te onderscheiden is, dan krijgt u vijf uitstekende plannen en kunt u daar niet op beoordelen zonder willekeurig te worden. Wij sturen op criteria die verifieerbaar zijn en tijdens de uitvoering ook afdwingbaar blijken.

Bespreek uw aanbesteding met ons. Wij zeggen welke procedure past en wat de begeleiding kost. Het eerste gesprek is vrijblijvend.

Hoe voorkomt u verrassingen bij de gunning?

Door bestek en directieraming op elkaar te toetsen voordat het werk de markt in gaat. De inschrijvingen blijven dan binnen de bandbreedte die u intern of aan de raad heeft voorgelegd. Wijkt een inschrijving sterk af, dan weten wij waar dat door komt en of er sprake is van een abnormaal lage inschrijving.

Tijdens de nota van inlichtingen beantwoorden wij de vragen van inschrijvers inhoudelijk en consequent. Wie het bestek heeft geschreven, kan die vragen het beste beantwoorden. Daarom houden wij bestek en aanbesteding bij voorkeur in één hand.

Wat is de rol van LTB Infra bij de beoordeling?

Wij nemen deel aan de beoordelingscommissie of ondersteunen die, en zorgen dat de motivering van de scores standhoudt. Elke score is herleidbaar naar het criterium en naar wat de inschrijver heeft opgeschreven. Dat voorkomt klachten en discussies in de bezwaartermijn.

Wij hebben geen belang bij de uitvoering en werken niet voor de inschrijvende partijen op hetzelfde werk. Ons gunningsadvies wijst daardoor niet naar een aannemer toe.

Waarom kiezen gemeenten voor LTB Infra?

Wij zijn een klein civieltechnisch ingenieursbureau uit Nijmegen met 17 jaar ervaring in de civiele techniek. Wij begeleidden aanbestedingen voor gemeenten en werkten aan de aanbestedingsprocedure van het UAV-GC project Ruimte voor de Rivier in Zwolle. Wij kennen de kant van de opdrachtgever en de kant van de inschrijver, en dat maakt de stukken beter.

Veelgestelde vragen over aanbestedingsbegeleiding

Welke aanbestedingsprocedure past bij mijn project?

Dat hangt af van de geraamde waarde, uw eigen inkoopbeleid en de markt. Onder de drempelbedragen is meervoudig onderhands vaak het snelst. Wij adviseren per project en onderbouwen de keuze, zodat die standhoudt bij een controle.

Hoe lang duurt een aanbesteding van publicatie tot gunning?

Bij een meervoudig onderhandse procedure gaat het doorgaans om enkele weken. Bij een nationale openbare procedure rekent u met meerdere maanden, inclusief de nota van inlichtingen en de bezwaartermijn. Wij zetten de planning vooraf voor u op een rij.

Schrijven jullie ook EMVI-plannen voor aannemers?

Ja. Wij schrijven EMVI-plannen en plannen van aanpak voor aannemers die inschrijven op civieltechnische werken, met de technische onderbouwing die een tenderbureau meestal mist. Nooit voor een werk waarvan wij zelf de aanbesteding begeleiden.

Wat doen jullie als er klachten komen van inschrijvers?

Wij beantwoorden de klacht inhoudelijk en op basis van de leidraad. Doordat de motivering van de scores herleidbaar is, blijft de discussie kort.

Kunnen jullie ook alleen de leidraad toetsen?

Ja. Een toets op de gunningsleidraad of op de gekozen criteria kan als losse opdracht. U hoeft niet de hele begeleiding uit te besteden.