Wat doet een werkvoorbereider

Vraag tien mensen in de civiele techniek wat een werkvoorbereider doet en u krijgt tien antwoorden. Dat komt doordat de rol per organisatie verschilt: bij een aannemer werkt een werkvoorbereider naar de uitvoering toe, bij een opdrachtgever juist naar de aanbesteding. In beide gevallen komt het op hetzelfde neer. Iemand moet ervoor zorgen dat alles klopt voordat de schop de grond in gaat.

De rol in het kort

Een werkvoorbereider vertaalt een plan naar iets uitvoerbaars. Dat begint bij het ontwerp en eindigt bij een compleet dossier waarmee een aannemer aan de slag kan. Daartussen zit het werk dat zelden in een projectplan staat maar dat elk project maakt of breekt: hoeveelheden narekenen, tekeningen op elkaar leggen, controleren of een gekozen oplossing ook echt past binnen de beschikbare ruimte.

Het is werk dat zich slecht laat opjagen. Een fout die op tekening wordt gevonden kost een uur. Dezelfde fout die pas in de uitvoering opvalt, kost een week en een meerwerkbrief.

Van schetsontwerp tot aanbestedingsdossier

De weg van idee naar aanbesteding verloopt in stappen, en op elke stap zit een werkvoorbereider.

• Inventarisatie. Wat ligt er al? Maatvoering, hoogtes, bestaande verharding, riolering, kabels en leidingen.
• Voorlopig ontwerp. De hoofdopzet: profiel, ligging, aansluitingen op de bestaande situatie.
• Definitief ontwerp. Alles wat in het voorlopig ontwerp nog globaal was, wordt nu vastgelegd tot op de centimeter.
• Bestekstekeningen en bestek. De vertaling naar een contractdocument met posten, hoeveelheden en details.
• Aanbesteding. Nota's van inlichtingen, vragen van inschrijvers, en de beoordeling van wat er binnenkomt.

Wat een werkvoorbereider oplevert

Concreet levert de werkvoorbereiding een set tekeningen, een bestek met bijbehorende hoeveelhedenstaat, een raming, en een risicodossier. Dat laatste wordt het vaakst overgeslagen en is het meest waard: een eerlijke lijst van wat er nog niet zeker is, met per punt wie het oplost en wanneer.

Een goede werkvoorbereider valt niet op. Zijn werk is pas zichtbaar op het moment dat het ontbreekt.

Waarin een goede werkvoorbereider het verschil maakt

• Hij rekent na wat hij aangeleverd krijgt in plaats van het over te nemen.
• Hij loopt het werk een keer zelf, in plaats van te vertrouwen op luchtfoto's.
• Hij weet wanneer een detail belangrijk is en wanneer het een standaardoplossing kan zijn.
• Hij schrijft op wat hij niet weet, in plaats van het weg te laten.
• Hij denkt vooruit naar de uitvoering: past het materieel er eigenlijk wel bij?

Werkvoorbereider, ontwerper of projectleider?

De grenzen lopen door elkaar. Een ontwerper maakt de keuze, een werkvoorbereider maakt die keuze uitvoerbaar, en een projectleider bewaakt geld, tijd en afspraken. Bij kleinere projecten zit dat vaak in één persoon. Bij grotere opgaven is die scheiding juist verstandig, al was het maar omdat iemand het ontwerp kritisch moet kunnen bekijken zonder eraan gehecht te zijn.

Wanneer u er een nodig heeft

Doorgaans op het moment dat een plan van bestuurlijke fase naar uitvoering gaat. Dat is precies de fase waarin de meeste organisaties nog even wachten met inhuren, en waarin de meeste fouten worden gemaakt. Wij worden meestal een fase te laat gebeld.